Projectstructuur en (retro)planning

Zorg bij de totstandkoming van de woonmaatschappij voor een goed uitgewerkte projectstructuur en een (retro)planning, vanaf de intentieverklaring tot de volledige uitbouw van een nieuwe, samenhangende organisatie. Klassiek voor een dergelijk project wordt er een stuurgroep gevormd met de personen die effectief beslissingen kunnen nemen. Daaronder zitten dan één of meerdere werkgroepen.

 

Als het om een complexe reorganisatie gaat, is het wellicht aangewezen dat er een centrale werkgroep wordt gevormd met daaronder deelwerkgroepen. Deze werkgroepen kunnen eventueel aangevuld worden met externe ondersteuning. Het meeste werk zal in de werkgroepen gebeuren maar het is ook belangrijk dat de stuurgroep snel tot goed overwogen beslissingen komt. De wisselwerking tussen stuurgroep en werkgroep of projectteam is dan ook belangrijk en gebeurt zo transparant mogelijk.

 

Voor de projectstructuur is het mogelijks aangeraden dat het projectteam en de beslissingsgroep van de juridische reorganisatie ook de organisatorische reorganisatie op zich neemt. De (retro)planning van de juridische en de organisatorische reorganisatie moeten goed op elkaar afgestemd zijn. Het instappen in de nieuwe structuur gebeurt namelijk best tegelijk of kort nadat u de juridische reorganisatie afrondde.

Communicatiemomenten in uw (retro)planning opnemen

Goede communicatie is cruciaal. Neem dan ook communicatie- en terugkoppelingsmomenten in uw (retro)planning op. Duid ook een interne communicatieverantwoordelijke aan.

Communicatie naar het personeel

De communicatie naar de personeelsleden is erg belangrijk. Betrek alle personeelsleden (van alle deelnemende organisaties) ook zoveel mogelijk.

Communicatie naar partners en klanten

Informeer belangrijke (lokale) partners en uw (kandidaat-)huurders en/of (kandidaat-)kopers. Met de reorganisatie wil u de dienstverlening aan de (kandidaat-)huurders en/of (kandidaat-)kopers verbeteren. Maar, ook huurders en/of kopers zitten met vragen over de bereikbaarheid, (dezelfde/andere) contactpersonen en dienstverlening (herstellingen, actualisatie, …).

Regelmatige terugkoppeling binnen projectstructuur

Koppel ook regelmatig terug vanuit de stuurgroep aan de raden van bestuur en het directiecomité. Bouw zo’n terugkoppelingsmomenten, bijvoorbeeld via een vast agendapunt, in uw projectstructuur in.