Thematische werkgroepen

Om de opstart van uw woonmaatschappij voor te bereiden, kunt u een aantal thematische werkgroepen oprichten. Zij rapporteren aan de centrale werkgroep.

 

Het samenstellen en organiseren van deze werkgroepen vraagt tijd. Hou er rekening mee dat deze werkgroepen voldoende tijd moeten krijgen om de reorganisatie nauwkeurig voor te bereiden.

 

U leest verder over:

Mogelijke aanpak per thematische werkgroep

U kunt natuurlijk kiezen hoe u deze thematische werkgroepen organiseert. U vindt hieronder een mogelijke werkwijze.

Stel voor elke werkgroep een coördinator (trekker) aan

Let daarbij op een goede verdeling van de betrokken woonactoren. Zorg dat er een evenwichtige vertegenwoordiging is van elke betrokken SHM en SVK onder de verantwoordelijken van de werkgroepen (niet noodzakelijk de directeurs) en de leden van de werkgroep.

Mix SHM’s en SVK’s en personeelsleden in de werkgroep

Elke betrokken SHM en SVK is best in elke werkgroep vertegenwoordigd. Mix ook personeelsleden van verschillende diensten in de werkgroepen. Bijvoorbeeld, een personeelslid van de technische dienst zit in de werkgroep sociale dienst. Dit kan voor interessante kruisbestuivingen zorgen.

 

Personeelsleden van de technische dienst komen bijvoorbeeld bij de huurders om herstellingen uit te voeren. Als ze opmerken dat er andere problemen zijn (bijvoorbeeld vereenzaming), kunnen ze dit melden aan de sociale dienst. De sociale dienst kan de technische dienst vragen om fietsenstallingen beter te beveiligen, zitbanken op het binnenplein te voorzien, …

Inventariseer de bestaande toestand

Elke werkgroep inventariseert eerst de bestaande toestand. Hiervoor legt elke woonactor gedetailleerd uit hoe ze nu werken. Belangrijk is om de echte situatie te inventariseren (geen rooskleurige situatie of hoe het zou moeten zijn).

 

Vergelijk de werkwijzen en lijst de voor- en nadelen op.

Leg de nieuwe manier van werken vast

Leg vanuit de inventarisatie een nieuwe uniforme manier van werken vast. Probeer hierbij de goede praktijken van de SHM’s en SVK’s met elkaar te combineren. Probeer (hoe lastig ook) tot een consensus te komen. Dit vergroot het draagvlak bij alle betrokken woonactoren.

 

Als dit niet lukt, kunt u een bepaalde werkwijze vastleggen en erbij afspreken dat deze kan evolueren. Werk dus naar een zo goed mogelijke startpositie en stuur dan voortdurend bij volgens draagvlak en inzichten. Dit proces vraagt namelijk jaren tijd en is ook nooit af.

 

Leg de nieuwe manier van werken vast in procedures zodat de medewerkers altijd een document hebben waar ze naar kunnen terug grijpen als ze niet meer zeker zijn.

Implementeer de nieuwe manier van werken

Laat de afspraken en procedures bekrachtigen door de stuurgroep en leg ze voor aan het directiecomités of de raden van bestuur.

 

Het zou het beste zijn als u deze nieuwe procedures al zou kunnen in gang zetten voor de juridische reorganisatie. Als de betrokken SHM(’s) en/of SVK(’s) al deels of helemaal werken volgens de nieuwe procedures, maakt dit de overgang naar de woonmaatschappij gemakkelijker.

 

Top

Thematische werkgroepen volgens de opdrachten van een woonmaatschappij

U kunt de werkgroepen samenstellen volgens de opdrachten van een woonmaatschappij. We geven een aantal voorbeelden.

Het patrimonium

Deze werkgroep brengt alle woningen (in eigendom of gehuurd), projecten en het patrimonium in kaart, de manier van werken en doet een uniform voorstel voor de woonmaatschappij

  • Nieuwe projecten: geplande grondaankopen, nieuwbouw- of renovatieprojecten. In welke fase zit elk project? Welke investeringen horen hierbij? Welke huurdersbegeleiding is er bij renovatieprojecten? Prospectie van in te huren woningen?

     

  • Bestaand patrimonium: alle woningen, ook de woningen in beheer, gebouwen (type, locatie, …) en (nog over te dragen) infrastructuur

     

  • Onderhoud en renovatie: woningkenmerken, onderhouds- en renovatieplanning, uitvoering van onderhoud en herstellingen en organisatie schoonmaak. Wat gebeurt door eigen diensten? Wat besteden we nu uit en op welke manier? Wat besteden we uit in de toekomst?

U kunt ook kiezen om aparte werkgroepen te voorzien voor elk subthema.

Financiën en boekhouding

Deze werkgroep maakt een overzicht van de financiën en boekhouding. Zij brengen in kaart hoe elke SHM en elk SVK werkte en doen een uniform voorstel voor de woonmaatschappij.

  • Welke financiële meerjarenplannen zijn er? Integratie van SHM- en SVK-planningen

     

  • Wat zijn de interne boekhoudkundige regels? Welke gebruiken we in de toekomst? Integratie boekhoudwerking SVK en SHM.

     

  • Te verwachten subsidies

     

  • Hoe gebeurt de interne controle? Hoe doen we dit in de woonmaatschappij?

De VMSW kan de financiële planningen van de verschillende organisaties samenvoegen, waardoor u een simulatie voor uw woonmaatschappij heeft. Dit gaat ook voor de woningkenmerken die u aan de VMSW doorgaf. U kunt dit aanvragen via woonmaatschappij.wonen@vlaanderen.be.

Klantenwerking

Deze werkgroep brengt de klantenwerking in kaart en doet een uniform voorstel voor de woonmaatschappij.

  • Organisatie van het onthaal van huurders, kandidaat-huurders en (eventueel) ontleners

     

  • Kandidaat-huurders: manier van inschrijven en toewijzen, actualisatie van de registers, …

     

  • Zittende huurders: intern huurreglement, reglement van inwendige orde, huurdersbegeleiding, aanpak leefbaarheid, huurdersachterstallen en huurdersparticipatie, …

     

  • Eigenaars van wie de woonmaatschappij woningen inhuurt: contactgegevens, termijnen van de huurcontracten, ...

     

  • Klachtenprocedure en -management

     

  • Afspraken met OCMW’s, CAW’s en andere welzijnsdiensten in kaart brengen

ICT en facility

Deze werkgroep zorgt dat de ICT-overgang en logistieke omkadering vlot verloopt.

  • Integratie van databanken voor kandidaat-huurders (zodat de toewijzingen correct blijven verlopen)

     

  • Registratie van de nieuwe domeinnamen voor de woonmaatschappij

     

  • Kantoren, werkplaatsen, magazijn, dienst- en bedrijfswagens, … inventariseren

     

  • Oproepen op één telefoonnummer laten toekomen

Een goede ICT-overgang is een niet te onderschatten aspect voor de goede start van de woonmaatschappij. Besteed hier dus meteen veel aandacht aan. Roep eventueel externe expertise in.

 

U kunt ook kiezen om aparte werkgroepen te voorzien voor elk subthema.

Personeel

De werkgroep personeel is een erg belangrijke werkgroep. De reorganisatie en de woonmaatschappij staan of vallen met gemotiveerde medewerkers.

  • Personeelsleden (in fysieke eenheden en in VTE), de plaats van tewerkstelling en de bezoldigings- en arbeidsvoorwaarden (personeelsstatuten) in kaart brengen

     

  • Verhuisplan opmaken naar de nieuwe werkplek

     

  • Toewijzen van personeelsleden binnen de woonmaatschappij. Vermijd het behoud van bestaande teams.

     

  • Een nieuw personeelsstatuut uitwerken met overgangsmaatregelen waarbij de personeelsstatuten geleidelijk naar elkaar toe groeien. Vermijd hierbij opbod door het optellen van alle voordelen. Het kan nuttig zijn dat de maatschappijen vooraf als aparte rechtspersonen, waar mogelijk, hun statuten op elkaar afstemmen.

top