Uitnodigingen van de bestuursorganen

U nodigt uw bestuursorgaan uit voor de vergadering, binnen de termijn voorzien in uw statuten en/of uw intern reglement. Met de agenda zendt u ook alle documenten mee. Als de statuten en/of het intern reglement geen oproepingstermijn vermelden, raden wij aan uw bestuursorgaan minstens één week voor de vergadering uit te nodigen.

 

Als de overdracht van bedrijfstak zou gepaard gaan met een statutenwijziging van (één van) de betrokken maatschappijen dan wordt het voorstel van overdracht best goedgekeurd door het bestuursorgaan dat tevens het voorstel tot statutenwijziging goedkeurt. In deze situatie raden wij aan om het voorstel van overdracht van bedrijfstak ten laatste negen weken voor de buitengewone algemene vergadering die over de statutenwijziging moet beslissen te agenderen op de bestuursorganen. Elke statutenwijziging is immers onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de minister van Wonen.

Houdt de statutenwijziging bovendien verband met de erkenning van een van de betrokken maatschappijen als woonmaatschappij, dan raden wij aan om het voorstel van overdracht ten laatste veertien weken voor de buitengewone algemene vergaderingen te agenderen op de bestuursorganen. In dat geval zal de Minister van Wonen immers niet twee maanden maar negentig dagen de tijd hebben om de nieuwe statuten goed te keuren . Als u binnen deze periode geen antwoord heeft gekregen, dan worden de statuten geacht te zijn aanvaard.

 

Houd er rekening mee dat veertien weken het absolute minimum is en veronderstelt dat het aanvraagdossier volledig in orde is en dat het agentschap Wonen in Vlaanderen de goede ontvangst ervan meteen bevestigt. De termijn van 90 dagen begint immers pas na ontvangst van die bijkomende documenten of inlichtingen te lopen In het algemeen deel over de woonmaatschappijen vindt u meer informatie over de procedure voor een aanvraag tot een erkenning als woonmaatschappij.

 

In deze tussenperiode is het belangrijk dat u uw personeelsleden blijft consulteren en informeren.

 

Op de agenda van elk bestuursorgaan moeten de volgende punten staan:

  • goedkeuring van het voorstel tot overdracht

     

  • eventueel: voorstel van statutenwijziging

     

  • eventueel: engagement om aan de bodemsaneringsverplichtingen te voldoen (als u dit niet als bijlage bij het voorstel tot overdracht liet goedkeuren)

     

  • eventueel: goedkeuring van het ontwerp van notariële overdrachtsakte

     

  • verlenen van een volmacht om het voorstel tot overdracht neer te leggen, bijvoorbeeld aan een boekhouder of een individuele bestuurder

     

  • eventueel: verlenen van een volmacht (bijvoorbeeld aan een individuele bestuurder) om de buitengewone algemene vergaderingen bijeen te roepen als de overdracht gepaard zou gaan met een statutenwijziging of een erkenning als woonmaatschappij

 

Daarnaast zijn uiteraard nog andere agendapunten mogelijk die los staan van de overdracht van bedrijfstak.

 

U stuurt de uitnodiging ook naar de toezichthouder.