Uitnodiging van de bestuursorganen

U nodigt uw bestuurders uit voor de vergadering, binnen de termijn voorzien in uw statuten en/of uw intern reglement. Met de agenda zendt u ook alle documenten mee. Als de statuten en/of het intern reglement geen oproepingstermijn vermelden, dan raden wij aan uw bestuurders minstens één week voor de vergadering uit te nodigen.

 

Gaat de fusie gepaard met een statutenwijziging, dan raden wij aan om het fusievoorstel ten laatste negen weken voor de buitengewone algemene vergaderingen te agenderen op de vergadering van de bestuursorganen. Eenmaal het ontwerp van statutenwijziging door het bestuursorgaan is vastgesteld, moet de voorgestelde statutenwijziging worden goedgekeurd door de Minister van Wonen alvorens de buitengewone algemene vergadering erover kan stemmen:

• Voor een SHMartikel 4.102, § 1 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021, zoals van toepassing op SHM’s heeft de Minister van Wonen twee maanden vanaf de ontvangst van het ontwerp van statuten om de nieuwe statuten goed te keuren. Kreeg u binnen deze periode geen antwoord, dan mag u de statuten als goedgekeurd beschouwen.

   

• Voor een Woonmaatschappijartikel 4.102, § 1 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021, zoals bepaald in het besluit van de Vlaamse Regering van 17 december 2021 zal de Minister van Wonen zestig dagen hebben vanaf de ontvangst van het ontwerp van statuten om de nieuwe statuten goed te keuren. Kreeg u binnen deze periode geen antwoord, dan mag u de statuten als goedgekeurd beschouwen.

Houdt de statutenwijziging bovendien verband met de erkenning van de fusiemaatschappij als woonmaatschappij, dan raden wij aan om het fusievoorstel ten laatste veertien weken voor de buitengewone algemene vergaderingen te agenderen op de bestuursorganen. In dat geval zal de Minister van Wonen immers niet twee maanden maar negentig dagenartikel 4.98, §3 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021, zoals bepaald in het besluit van de Vlaamse Regering van 17 december 2021 de tijd hebben om de nieuwe statuten goed te keuren. Als u binnen deze periode geen antwoord heeft gekregen, dan worden de statuten geacht te zijn aanvaard.

 

Houd er rekening mee dat veertien weken het absolute minimum is en veronderstelt dat het aanvraagdossier volledig in orde is, dat het agentschap Wonen in Vlaanderen de goede ontvangst ervan meteen bevestigt en dat geen bijkomende documenten of inlichtingen worden gevraagd. De termijn van 90 dagen begint immers pas na ontvangst van die bijkomende documenten of inlichtingen te lopen. In het algemeen deel over de woonmaatschappijen vindt u meer informatie over de procedure voor een aanvraag tot een erkenning als woonmaatschappij.

 

In deze tussenperiode is het belangrijk dat u uw personeelsleden blijft consulteren en informeren.

 

Op de agenda van elk bestuursorgaan moeten de volgende punten staan:

• goedkeuring van het fusievoorstel

• goedkeuring van het bijzonder schriftelijk verslag van het bestuursorgaan (of het inbrengverslag in natura)

• de kennisname van het ontwerp controleverslag van de commissaris (of het controleverslag bij de inbreng in natura)

• eventueel: kennisname, bespreking en goedkeuring van tussentijdse cijfers over de stand van het vermogen

• eventueel: goedkeuring van het bijzonder verslag van het bestuursorgaan over de wijziging van de rechten verbonden aan soorten van aandelen. Lees hierbij ook: uitzondering bij de omzetting naar een woonmaatschappij.

• eventueel: kennisname van het ontwerpverslag van de commissaris met betrekking tot de wijziging van de rechten verbonden aan soorten van aandelen. Lees hierbij ook: uitzondering bij de omzetting naar een woonmaatschappij.

• eventueel: goedkeuring van de ontwerpstatuten van de nieuwe fusiemaatschappij (als u dit niet als bijlage bij het fusievoorstel liet goedkeuren)

• eventueel: engagement om aan de bodemsaneringsverplichtingen te voldoen (als u dit niet als bijlage bij het fusievoorstel liet goedkeuren)

• eventueel: goedkeuring van het ontwerp van notariële akte

• goedkeuring van de uitnodiging en de agenda van de buitengewone algemene vergadering die over de fusie zal beslissen

• verlenen van een volmacht om het fusievoorstel neer te leggen, bijvoorbeeld aan een boekhouder, een directeur of een individuele bestuurder

• verlenen van een volmacht (bijvoorbeeld aan een individuele bestuurder) om de buitengewone algemene vergadering bijeen te roepen die over de fusie en de statutenwijziging zal beslissen

Daarnaast zijn uiteraard nog andere agendapunten mogelijk die los staan van de fusie.

 

U stuurt de uitnodiging ook naar de toezichthouder.