De uitnodiging en de agenda

U nodigt de bestuurders, leden en de commissaris of, als er geen commissaris is, de bedrijfsrevisor of externe accountant uit voor de bijzondere algemene vergadering. De wettelijke termijn om uw leden uit te nodigen, is één maand voordat de bijzondere algemene vergadering plaatsvindt. We raden echter aan om dit ruim op voorhand te doen. Er moet namelijk voldoende tijd zijn voor de besluitvorming van de publieke leden. U stuurt de uitnodiging ook naar de toezichthouder.

 

De uitnodiging voor de bijzondere algemene vergadering van de overdragende vzw vermeldt de agenda, de datum, plaats en uur.

 

Hieronder vindt u de opsomming van de agendapunten die opgenomen worden in de agenda van de overdragende vzw. U kunt deze eventueel nog aanvullen met lokale punten.

  • kennisname en bespreking van het voorstel van overdracht en het bijzonder schriftelijk verslag van het bestuursorgaan

     

  • goedkeuring van het besluit tot overdracht van algemeenheid waarbij de overdragende vzw haar gehele vermogen (alle activa en passiva, rechten en verplichtingen) overdraagt aan de verkrijgende maatschappij volgens de modaliteiten en tegen de voorwaarden bepaald in het voorstel tot overdracht

     

  • in voorkomend geval: goedkeuring van de statutenwijzigingen; de statutenwijzigingen moeten nauwkeurig worden aangegeven in de oproeping.

     

  • machtiging aan het bestuursorgaan om de notariële overdrachtsakte te ondertekenen

Enkel als de verkrijgende maatschappij haar statuten naar aanleiding van de overdracht van algemeenheid zou aanpassen, is een buitengewone algemene vergadering vereist van de verkrijgende maatschappij met als agendapunt de wijziging en de coördinatie van de statuten. Als de verkrijgende maatschappij zich meteen wenst om te vormen tot woonmaatschappij, neemt u in voorkomend geval de agendapunten op die verband houden met de omzetting tot woonmaatschappij en de erkenning van de overnemende maatschappij tot woonmaatschappij. We gaan hier in dit basisscenario niet specifiek op in.

Documenten mee versturen of laten inkijken?

De volgende documenten worden ten minste één maand voor de bijzondere algemene vergadering samen met de agenda aan de leden van de overdragende vzw toegezonden:

  • het voorstel van overdracht van algemeenheid (waaraan een staat van activa en passiva wordt gehecht, als van toepassing)

     

  • het bijzonder schriftelijk verslag van het bestuursorgaan