Projectstructuur: wie doet en/of beslist wat?
Zorg voor een duidelijke projectstructuur met verschillende bevoegdheden.
Elke reorganisatie is maatwerk. De projectstructuur kan dus voor elk traject verschillend zijn, maar ze moet er altijd voor zorgen dat er een wisselwerking is tussen het management van de woonactoren en het politieke niveau. Zo kunt u verschillende sleutelfiguren transparant informeren en laten meebeslissen.
Om de strategische lijnen uit te zetten en knopen door te hakken, is het nodig om een beslissingsgroep (of stuurgroep) op te richten. Operationeel is een projectteam nodig dat het juridische en organisatorische traject trekt. Daarnaast is er nog het managementteam van de betrokken directeurs en coördinatoren.
Vooraf dit: verduidelijk zo snel mogelijk de positie van de directeurs en coördinatoren, tijdens het traject én na het traject. De directeurs en coördinatoren hebben een sleutelpositie bij een reorganisatie; hun betrokkenheid helpt om een reorganisatie te doen lukken.
U leest verder over:
Beslissingsgroep
Voorzie een beslissingsgroep. Die zet de grote strategische lijnen uit en hakt knopen door. De beslissingsgroep beslist over de voorstellen van het projectteam.
In de beslissingsgroep zitten de schepenen van de gemeenten uit het werkingsgebied van de woonmaatschappij en de voorzitters van de SHM’s en SVK’s (of lid/leden die het directiecomité aanduidde). Beslis wie de beslissingsgroep voorzit. Eventueel woont een vertegenwoordiger van het managementteam de bijeenkomsten van de beslissingsgroep bij.
Voorzie regelmatige rapportering van de beslissingsgroep aan het directiecomité en de raad van bestuur van elke betrokken woonactor.
Projectteam
Installeer een projectteam. Dit team trekt het traject en is dus verantwoordelijk om het traject te realiseren. Het team kan, waar dit nodig is, specifieke thematische werkgroepen oprichten. De leden van het projectteam kunnen elk ‘trekker’ zijn van bepaalde specifieke aspecten van het traject.
Voorbeelden:
-
De juridische aspecten van de gekozen procedure
-
De financiële en fiscale aspecten van de gekozen procedure
-
Het patrimonium (bodemattesten, kadastrale percelen,….)
-
Informatie van het personeel (toepassing cao nr.32 bis)
-
ICT
Bij de juridische aspecten kan het projectteam:
-
Het proces bewaken
-
Nieuwe statuten opmaken
-
Bestaande contracten inventariseren
-
Eventuele lopende audits inventariseren, om te vermijden dat een eventuele nieuwe externe audit dubbel (en duur) werk is
-
Lopende juridische procedures van de woonactoren en de hieraan verbonden financiële risico‘s inventariseren
In het projectteam zitten de directeurs, de coördinatoren en andere relevante personeelsleden, maar ook – als u dat nuttig vindt – vertegenwoordigers van de lokale bevoegde schepenen. Zo blijft het politieke niveau betrokken bij het traject, wat het draagvlak vergroot. Zijn er veel gemeenten betrokken, kunt u een representatieve delegatie van de gemeente voorstellen.
Beslis wie het projectteam trekt. Hij/zij is de projectleider die ondersteuning krijgt van een of meerdere personen (externen of internen) tijdens het hele traject.
Voorzie regelmatige rapportering van het projectteam aan de beslissingsgroep.
Managementteam
Om de betrokken SHM’s en SVK’s dagelijks te runnen, is het raadzaam dat de directeurs en de coördinatoren ervan regelmatig samenzitten en afstemmen. Dit is het managementteam. Zo zorgt u ervoor dat bepaalde beheersbeslissingen (bijvoorbeeld aanbestedingen, keuze softwareleverancier, …) al in lijn zijn met de woonmaatschappij.
Het is best dat de samenwerking al zo snel mogelijk begint. Sociale huisvestingsmaatschappijen die in het verleden al fuseerden, hebben meteen – bij het begin van de fusie – een managementteam opgericht.