Uitwisseling van persoonsgegevens in het kader van een herstructurering of overdracht bij de totstandkoming van woonmaatschappijen

Uit bijvoorbeeld organisatorische overwegingen komen SHM’s, SVK’s, het Vlaams Woningfonds en/of woonmaatschappijen overeen dat de uitwisseling van persoonsgegevens (bv. van huurders) wenselijk is voordat de fusie, (partiële) splitsing, overdracht van algemeenheid, overdracht van bedrijfstak, of individuele overdracht officieel is. Dit kan op voorwaarde dat u onderling een vertrouwelijkheidsovereenkomst afsluit. In deze overeenkomst spreekt u af dat de organisaties vertrouwelijk omgaan met de persoonsgegevens die worden verkregen en verwerkt.

 

Deze overeenkomst moet minimum volgende elementen bevatten:

• Definitie van de verschillende betrokken partijen

• Omschrijven welke gegevens bij uitwisseling als vertrouwelijk worden aangemerkt

• Verwijzing naar de context van de gegevensoverdracht

• Looptijd van de overeenkomst en de geheimhouding (+ datum inwerkingtreding)

• Aangeven dat er persoonsgegevens zullen uitgewisseld worden voorafgaand aan de herstructurering of overdracht

• Namen DPO’s (Data Protection Officers) betrokken organisaties

• Rechtvaardigingsgrond waarom de uitwisseling gebeurt

• Opsomming van de categorieën persoonsgegevens

• Verantwoording rond de proportionaliteit

• Periodiciteit en duur van de uitwisseling

• Welke categorieën medewerkers zullen de gegevens verwerken en waarom

• Benodigde veiligheidsmaatregelen

• Rechten en plichten van de betrokkenen

• Ondertekening door de verschillende partijen (en evenveel exemplaren)

• Sancties in geval van schending van de contractuele verplichtingen

Een aan te vullen modelovereenkomst wordt u ter beschikking gesteld. Merk hierbij echter op dat het gaat om een model. De partijen moeten alle bepalingen van dit model dus in concreto beoordelen, aangezien er naargelang de concrete situatie verschillen zullen zijn.

 

Deze overeenkomst dient u ook expliciet voor te leggen aan de DPO’s (Data Protection Officers) van de betrokken organisaties ter advies. Deze persoon kan eventuele bijkomende elementen willen opnemen.

 

Naast deze overeenkomst tussen de verschillende organisaties moet er ook binnen de organisatie een overeenkomst zijn tussen de/het SHM/SVK/VWF/woonmaatschappij en de medewerker zelf. Ook in deze overeenkomst moet vertrouwelijkheid van verwerking nagestreefd worden. Normaal gezien zal dit reeds zijn opgenomen in de lopende arbeidsovereenkomst van de medewerker en hoeft u geen bijkomende stappen te ondernemen.

 

Deze vertrouwelijkheidsovereenkomst is dus niet nodig als de persoonsgegevens pas verwerkt worden nadat de betrokken organisaties officieel een fusie, een (partiële) splitsing, een overdracht van algemeenheid, een overdracht van bedrijfstak, of een individuele overdracht hebben gerealiseerd.