Uitnodigingen van de bestuursorganen

U nodigt uw bestursorganen uit voor de vergadering, binnen de termijn voorzien in uw statuten en/of uw intern reglement. Met de agenda zendt u ook alle documenten mee.

 

Als de statuten en/of het intern reglement geen oproepingstermijn vermelden, raden wij aan uw bestuursorgaan minstens één week voor de vergadering uit te nodigen.

Als de overdracht van algemeenheid zou gepaard gaan met een statutenwijziging van (een van) de verkrijgende maatschappij(en) en eventueel de erkenning als woonmaatschappij, dan wordt voorstel van overdracht best goedgekeurd door het bestuursorgaan die tevens het voorstel tot statutenwijziging goedkeurt en, eventueel, beslist om een aanvraag tot erkenning als woonmaatschappij in te dienen. In deze situatie raden wij aan om het voorstel van overdracht van algemeenheid ten laatste negen weken voor de buitengewone algemene vergadering van de verkrijgende maatschappij die over de statutenwijziging moet beslissen en de eventuele erkenning als woonmaatschappij wordt vastgesteld, te agenderen op de bestuursorganen.

 

Elke wijziging aan de statuten van een maatschappij is immers onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de Minister van Wonen. Voor SHM’s moet die goedkeuring binnen twee maanden vanaf de ontvangst van het ontwerp van statuten worden verleend. Voor woonmaatschappijen geldt een termijn van zestig dagen.

 

Houdt de statutenwijziging bovendien verband met de erkenning van een van de verkrijgende maatschappijen als woonmaatschappij, dan raden wij aan om het voorstel van overdacht ten laatste veertien weken voor de buitengewone algemene vergadering te agenderen op de bestuursorganen. In dat geval zal de Minister van Wonen immers niet twee maanden maar negentig dagen de tijd hebben om de nieuwe statuten goed te keuren. Als u binnen deze periode geen antwoord heeft gekregen, dan worden de statuten geacht te zijn aanvaard.

 

Houd er rekening mee dat veertien weken het absolute minimum is en veronderstelt dat het aanvraagdossier volledig in orde is en dat het agentschap Wonen in Vlaanderen de goede ontvangst ervan meteen bevestigt. De termijn van 90 dagen begint immers pas na ontvangst van die bijkomende documenten of inlichtingen te lopen. In het algemeen deel over de woonmaatschappijen vindt u meer informatie over de procedure voor een aanvraag tot een erkenning als woonmaatschappij.

In deze tussenperiode is het belangrijk dat u uw personeelsleden blijft consulteren en informeren.

 

Op de agenda van elke bestuursorgaan moeten de volgende punten staan:

  • goedkeuring van het voorstel tot overdracht

     

  • goedkeuring van het bijzonder verslag van het bestuursorgaan (enkel wat betreft de overdragende welzijnsvereniging)

     

  • eventueel: kennisname, bespreking en goedkeuring van de staat van activa en passiva (enkel wat betreft de overdragende welzijnsvereniging en enkel als het gaat om een overdracht om niet)

     

  • eventueel: voorstel van statutenwijziging (als deze zouden worden overwogen of noodzakelijk zijn bij de verrichting) en goedkeuring van de uitnodiging en agenda van de algemene vergadering die zal beslissen over de statutenwijziging. Merk op dat de beslissing van de welzijnsvereniging tot wijziging van haar statuten, indien die statutenwijziging een verzwaring van de verplichtingen of een vermindering van de rechten van de deelgenoten teweegbrengt, alleen genomen kan worden als alle deelgenoten daarmee vooraf instemmen. Een statutenwijziging is bovendien niet enkel onderworpen aan een bijzondere procedure voor de deelnemers, maar ook nog aan een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse regering, dat wordt uitgeoefend door de minister van Binnenlands Bestuur.

     

  • eventueel: goedkeuring van het ontwerp van notariële overdrachtsakte

     

  • voor de overdragende welzijnsvereniging: goedkeuring van de uitnodiging en de agenda van de algemene vergadering die over de overdracht zal beslissen. Als de statuten van de verkrijgende maatschappij moeten worden aangepast, moet ook het bestuursorgaan van de verkrijgende maatschappij de uitnodiging en agenda goedkeuren van de algemene vergadering die zal beslissen over de statutenwijziging.

     

  • verlenen van een volmacht om het voorstel tot overdracht neer te leggen, bijvoorbeeld aan een individuele bestuurder of een boekhouder

     

  • eventueel: verlenen van een volmacht (bijvoorbeeld aan een individuele bestuurder) om de algemene vergadering bijeen te roepen die over de overdracht van algemeenheid zal beslissen

Daarnaast zijn nog lokale agendapunten mogelijk.

 

U stuurt de uitnodiging ook naar de toezichthouder .