ICT-aandachtspunten

U leest in dit overzicht een aantal ICT-aanbevelingen waar u bij een reorganisatie best rekening mee houdt. Deze aanbevelingen zijn uiteraard vooral algemeen omdat de praktijk van organisatie van organisatie sterk zal verschillen.

 

Hou er wel rekening mee dat een reorganisatie van organisaties op ICT-vlak niet eenvoudig is, heel wat tijd vraagt en dat u hiervoor best een apart budget voorziet. Maak dus een plan en betrek de nodige mensen, intern en extern. Betrek ook uw functionaris voor gegevensbescherming. Zorg dat een risicoanalyse deel uitmaakt van uw plan zodat u de nodige maatregelen kunt nemen om die risico’s aanvaardbaar te maken.

 

Bekijk zeker ook welke organen hierover de nodige beslissingen moeten nemen, en breng dat onder in uw projectstructuur, zodat de nodige aanpassingen tijdig kunnen voorbereid en uitgevoerd worden.

 

Een reorganisatie kan een goed moment zijn om afspraken met uw dienstenleveranciers te herzien. Let erop dat u contracten die niet meer nodig zijn opzegt zodat u geen dubbele kosten heeft, zoals bijvoorbeeld softwarelicenties van softwareleveranciers. Vaak zijn het eerder kleine bedragen, maar ze kunnen gemakkelijk aan de aandacht ontsnappen.

 

U leest verder over:

Infrastructuur

Een eerste vraag richt zich naar de infrastructuur. Verschillende netwerken verbinden, is geen goede praktijk. Het is beter er één geheel van te maken. Hierbij kan u opteren om te vertrekken van één van de bestaande netwerken en vanuit de andere de nodige componenten over te halen. Wanneer de woonmaatschappij verschillende kantoren heeft, zal u de infrastructuur dus ook over verschillende kantoren moeten verspreiden.

 

Uw infrastructuur wordt groter; zorg dan ook voor een goeie ondersteuning. Als u geen eigen ICT-dienst heeft, is een professionele dienstenleverancier van groot belang. Zoek hiervoor een goeie, ervaren partner, bijvoorbeeld via outsourcing.

 

Wilt u overschakelen naar een publieke cloudprovider? Hou er dan zeker rekening mee dat er bijkomende veiligheidseisen zijn. Uw gegevens zitten dan namelijk op een plaats waar ook gegevens van andere organisaties zitten.

Software

Binnen de verschillende organisaties zal er heel wat software draaien. Sommige pakketten zullen gelijk zijn, andere verschillend.

 

Wanneer de verschillende organisaties voor bepaalde processen verschillende software gebruiken, dan zal u moeten kiezen. Pakketten tijdelijk naast mekaar draaien, is misschien mogelijk, maar kan bijkomende kosten met zich meebrengen. Het zal deel uitmaken van uw plan en uw voorafgaande analyse. Softwares die specifiek een SHM- of SVK-werking ondersteunen, kunnen zo tijdelijk naast mekaar draaien.

 

Bij het maken van een keuze voor één softwarepakket moet u rekening houden met:

  • Het Centraal Inschrijvingsregister (CIR) dat opgezet wordt door Wonen in Vlaanderen.

  • Het Centraal Woningregister (CWR) dat opgezet wordt door Wonen in Vlaanderen.

  • Als nieuwe organisatie moet u één boekhouding voeren. Het is dus aan te raden om zo snel mogelijk over te gaan naar één boekhoudpakket.

Toegangsrechten

Besteed de nodige aandacht aan de toegangsrechten die u geeft aan de verschillende medewerkers.

Dit gaat over toegangen binnen toepassingen, op netwerkschijven of op documentmanagementsystemen. Vaak wordt dit naar achteren geschoven waardoor uitstel mogelijk leidt tot afstel. Teveel toegangsrechten voor medewerkers kan later ongewilde gevolgen hebben.

Toepassingen

De VMSW en Wonen in Vlaanderen zorgen zelf voor de omschakeling naar de nieuwe maatschappij in de toepassingen. We betrekken u hierbij actief. Uw boekhouder zal de nodige contacten hebben met de afdeling Financiën en de afdeling Actorenondersteuning van Wonen in Vlaanderen; de helpdesk ICT (helpdesk.wonen@vlaanderen.be) en de helpdesk SVK@Plus (svkplus.wonen@vlaanderen.be) zullen de rechten tot de verschillende toepassingen instellen zoals u wenst.

 

De VMSW en Wonen in Vlaanderen zullen op basis daarvan aanpassingen doen in onder andere:

  • Projectportaal

  • Projectsimulator

  • Woningkenmerken

  • SAP

  • FIS (en elektronische betalingsaanvraag)

  • Prestatiedatabank

  • Huurpremie

  • Opvragen Persoonsgegevens (KSZ)

  • Vlareko