Voorbereiding van het traject
Met de intentieverklaring kunt u uw traject opstarten. Breng in kaart hoe u dit juridisch en organisatorisch succesvol kunt bereiken. Daarnaast moet u ook de dienstverlening blijven verzekeren.
U leest hier over:
Het juridische en het organisatorisch traject tegelijkertijd opstarten
Via een procedure komt een gereorganiseerde juridische entiteit tot stand of maakt u een nieuwe juridische entiteit (het juridisch traject). Alleen een juridisch traject realiseren, is onvoldoende. Het is essentieel om tegelijk aan het organisatorisch traject te werken, namelijk een woonmaatschappij creëren met één missie en een gedeelde bedrijfscultuur.
Door tegelijkertijd aan het juridisch en organisatorisch traject te werken, vermijdt u een ‘façadetraject’: voor de buitenwereld is er dan één bedrijf, maar intern werkt u nog altijd verder als verschillende organisaties. Het juridisch traject is een tijdelijk proces, het organisatorisch traject een jarenlang proces.
Belangrijke stappen voor het juridisch traject:
-
Zet een projectstructuur op: wie doet en/of beslist wat?
-
Maak een plan van aanpak met een (retro)planning, die terugtelt tot aan de buitengewone algemene vergaderingen.
Belangrijke stappen voor het organisatorisch traject:
-
Maak een geloofwaardige blauwdruk van elke betrokken SHM en SVK.
-
Betrek het personeel. Meewerken aan de woonmaatschappij, geeft het personeel toekomstperspectief. Richt thematische werkgroepen op en communiceer open en transparant.
Welke externe partijen betrekt u bij het reorganisatietraject?
Waarvoor heeft u welke externe steun nodig? Het antwoord kan bij elke samenwerking verschillend zijn. In het verleden werd o.a. gewerkt met externe consultants of advocatenkantoren.
U leest hieronder welke externe partijen sowieso noodzakelijk of nuttig zijn. Om deze externen aan te stellen, gaat u na of u de wet overheidsopdrachten moet volgen. Maak goede afspraken met alle externe partijen. Dit maakt uw retroplanning realistisch en zorgt ervoor dat u zich aan uw (retro)planning kunt houden.
-
De bedrijfsrevisor: Afhankelijk van de procedure die u doorloopt stelt de bedrijfsrevisor het controleverslag op over het voorstel.
-
De notaris: Zoek al vroeg in het traject een notaris(kantoor) met voldoende kennis van de lokale situatie en verzeker u of hij/zij de nodige documenten en de akte tijdig kan opleveren. Het is niet verplicht, maar wel praktisch om dezelfde notaris aan te stellen voor het volledige traject. Hij treedt dan op voor alle bij het traject betrokken woonactoren.
-
Het sociale secretariaat: Zij staan in voor personeelszaken. Informeer welke ondersteuning binnen hun gewoon contract met u valt. Met vragen over personeelszaken kunt u ook de koepelorganisaties (VVH en HUURpunt) contacteren.
Dienstverlening tijdens het reorganisatietraject
Tijdens het traject moet u uw dienstverlening aan uw klanten blijven verzekeren. Dat is onvermijdelijk. Het heeft geen zin om dit tegenover uw personeelsleden te minimaliseren. Een traject doorlopen en tegelijk voor een goede dienstverlening zorgen, is voor het personeel onmiskenbaar een extra belasting.
Toon hiervoor begrip. Organiseer daarom de mogelijkheid voor het personeel om moeilijkheden of problemen te signaleren, bijvoorbeeld via de thematische werkgroep personeel.